Reflexiones relevantes y soluciones accionables para problemáticas compartidas
Por Atzimba Baltazar Macías and Tonatiuh Paz Aguilar
Durante su trabajo en México, la Fundación William & Flora Hewlett ha implementado distintas estrategias y habilitado espacios de intercambio y fortalecimiento. En los últimos cinco años, ha ofrecido a sus donatarias en México procesos de aprendizaje horizontal (PAH). Estos son un espacio seguro en los que las organizaciones coinciden para reflexionar colectivamente sobre temas y problemas en común. Además comparten estrategias y posibles soluciones para enfrentar sus retos.
Desde 2017, Colectivo META (COMETA) ha diseñado y facilitado los espacios de reflexión de los procesos de aprendizaje horizontal que la Fundación Hewlett ofrece a sus donatarias. En 2021, debido a la pandemia causada por la COVID-19, el proceso se realizó de manera virtual.
Adaptación del proceso a la virtualidad
Debido a lo inédito del contexto de la pandemia en el que las organizaciones desarrollaban su trabajo, era importante conocer su interés y disponibilidad para participar en un proceso virtual que duraría seis meses. Las organizaciones manfiestaron su interés, pues la pandemia imprimió retos que deseaban compartir con sus pares.
Se estableció que el piso común para la reflexión fuera en torno a problemas compartidos. Este enfoque permitió posicionar de manera diferente los intereses de las organizaciones. Normalmente el eje de las reflexiones era temático. COMETA envío a las organizaciones una guía que les ayudara a definir un problema con características que permitieran el intercambio, es decir que:
- Se vinculara con las actividades institucionales o con los ejes temáticos, relevantes para las organizaciones y que se hubiera discutido internamente de manera previa.
- Pudiera solucionarse, o tomarse acciones para solucionarlo, en el corto-mediano plazo.
- Las organizaciones contaran con capacidades instaladas para comenzar a resolverlo.
- Tuvieran interés de reflexionar con sus pares de forma colectiva.
Forma de trabajo
Con base en los problemas compartidos, COMETA diseñó tres grupos de trabajo que agruparon a tres o cuatro organizaciones con problemas similares, a partir de los cuales reflexionaron en un total de cuatro sesiones. A la mitad del proceso y al final, se tuvieron sesiones plenarias con los tres grupos para compartir sus hallazgos y los resultados finales.
Además, se realizaron dos seminarios en línea con expertos en procuración de fondos y gestión de recursos humanos del sector público y privado. Esto permitió que las personas participantes tuvieran mayores elementos para reflexionar sobre posibles soluciones.
“Me pareció un acierto partir de un problema concreto y no de un tema amplio. Así pudimos entrar de lleno, en nuestro caso abordar los retos del trabajo remoto, y no sólo hablar ampliamente del trabajo a distancia sin concretar lo que queríamos resolver.”
COMETA adaptó para este fin la metodología “Problem Driven Iterative Approach (PDIA)”, desarrollada por el programa Building State Capability del Center for International Development (CID) de la Universidad de Harvard. Este método, originalmente planteado para trabajar con instituciones gubernamentales, permitió reflexionar en torno a problemas para:
- Reconocer su complejidad e identificar sus causas
- Identificar hasta donde fuera posible el origen inicial de sus causas
- Ubicar “brechas de oportunidad” para tomar acciones inmediatas que modificaran las causas del problema en función de su capacidad de influir en tres ámbitos: en quienes pueden solucionar el problema (autoridad) en aquellos afectados por el problema (aceptación); uso de recursos para cambiar las causas del problema.
- Plantear cursos de acción factibles en el corto plazo a partir del análisis del problema.
Al final del proceso, cada organización elaboró un plan de acción adecuado a sus necesidades y posibilidades. Tomaron en cuenta sus recursos humanos, económicos, financieros y tecnológicos para impulsar aquellas acciones en el corto plazo que les permitieran tener avances tangibles en la solución del problema que plantearon.
Resultados después de seis meses
En el PAH 2021 participaron 13 de las 14 donatarias de la Hewlett. En junio de 2022, COMETA envió una encuesta para pedir retroalimentación sobre el proceso de aprendizaje durante pandemia. De las 7 organizaciones que enviaron retroalimentación, todas encontraron útil su participación en el proceso de 2021. Las donatarias:
- Compartieron que las reflexiones les permitieron aprender de las experencias de sus pares (tres menciones)
- Valoraron el hecho de poder reflexionar colectivamente cómo se enfrentaban a los problemas en una época tan complicada como la que se ha vivido a partir de la pandemia causada por la COVID-19 (dos menciones)
- Comentaron que las reflexiones les ayudaron a revisar las estrategias que estaban implementando sobre los problemas que cada una presentó (una mención) y que el proceso les ayudó a avanzar temas internos que habían postergado (una mención).
Respecto a la metodología, todas las organizaciones que dieron retroalimentación sobre el proceso encontraron particularmente útil trabajar sobre problemas concretos y terminar el proceso con un producto tangible que les permitiera implementar acciones de manera inmediata. Agradecieron que las discusiones no fueran sólo sobre conceptos teóricos.
Compartieron también que les ayudó a pensar en soluciones que funcionaran en los distintos contextos de las organizaciones. Algunas compartieron que les hubiera gustado tomar más tiempo para profundizar en la metodología. En un caso comentaron que la metodología les ha resultado útil para trabajar otros proyectos y temas internos.
“(La metodología) es útil, porque es un proceso sencillo para definir e identificar y tratar de hallar soluciones a diversos problemas tanto académicos como administrativos de nuestro Programa”
Sobre la forma de trabajar en pandemia
Para elaborar el plan de trabajo, durante pandemia, COMETA planteó sesiones de trabajo de tres horas, y plenarias de dos horas. Sobre este formato, casi todas las organizaciones comentaron que les hubiera gustado que la duración de las sesiones fuera menor. Sugirieron también confirmar las sesiones con más antelación (normalmente se hacía una semana antes).
Por último, hubo un comentario sobre la falta de contacto entre organizaciones después del proceso. En este sentido recomendaron que, cuando la situación sea propicia, las organizaciones establezcan acuerdos de mediano plazo para mantener la colaboración.
A pesar de que este proceso se realizó en medio de una época particularmente complicada para las personas y las organizaciones, el trabajo pudo sostenerse hasta el final y se lograron resultados tangibles y útiles para las organizaciones. El cambio de formato también resultó útil para explorar nuevas formas de distribución de tiempos y para ofrecer a las organizaciones una herramienta metodológica que trascendiera el espacio de reflexión colectiva y que pudieran usar en la resolución de otros problemas a los que se enfrentan.
