Algunas veces tenemos la idea de que un sistema de Monitoreo y Evaluación (sistema MEL) es sumamente complejo de realizar. Sin embargo, es posible dar los primeros pasos en la construcción de un sistema MEL interno sin que esto represente un costo elevado en tiempo y recursos, pero que sentará las bases de un mejor entendimiento de los resultados e impactos de nuestros procesos.
Sebastián Hernández Mora, Consultor Senior, Colectivo META
Anteriormente, ya definimos algunos conceptos esenciales de un sistema MEL. Ahora reflexionemos cómo podemos hacer uno de forma más “casera”. Es decir, con recursos más limitados, pero sin sacrificar rigurosidad. Para lograrlo, tenemos que hacernos la siguiente pregunta:
¿Para qué queremos monitorear y evaluar nuestro avance?
El contexto en el que operamos las organizaciones de la sociedad civil nos obliga a adaptar nuestras estrategias. Para lograrlo tenemos la necesidad de aprender qué funciona bien y qué aspectos pueden mejorar de nuestras actividades.
Crear un sistema de monitoreo y evaluación (MEL) interno nos va a permitir generar mediciones y evaluaciones constantes de nuestros procesos, tomar “fotografías” del momento en el que se encuentran; en contraste con la Teoría del Cambio, de la que ya hemos hablado previamente. Estas “fotografías” o mediciones del momento se toman con herramientas e instrumentos específicos que facilitan su recolección y análisis.
Puede parecer complejo tener que medir numerosas variables, pero lo cierto es que los beneficios de hacerlo son múltiples e involucran a varios actores (stakeholders) que operan en el espacio de la sociedad civil.
Beneficios de un sistema MEL:
- Para nuestra organización: Permite saber si estamos avanzando con nuestros objetivos por medio de las actividades planeadas y si estos están contribuyendo al cambio a largo plazo. Además, permite saber si existen retos contextuales, si se está trabajando bien o si se deben replantear los cursos de acción.
- Para nuestras aliadas: Permite saber si las actividades que realizamos en conjunto o con participación de organizaciones aliadas están teniendo los resultados esperados o si se deben corregir algunos aspectos operativos.
- Para las comunidades con las que trabajamos: Permite saber si les estamos dando la información, acompañamiento o apoyo necesario, y si este está teniendo resultados o impactos significativos frente a la problemática que enfrentan.
- Para nuestros donantes: Permite contar con información precisa de cómo se está usando el financiamiento o los fondos con los que dispones y si están siendo utilizados de manera estratégica. Además, te permite tener la información necesaria para una correcta rendición de cuentas que te dé la oportunidad, en el futuro, de acceder a más financiamiento.
Hoja de ruta de un sistema MEL “casero”:
Generar un sistema MEL“casero” es una tarea que requiere una reflexión previa de nuestra organización, por ejemplo, consignada mediante una Teoría del Cambio, desglosada en objetivos, estrategias, actividades y los supuestos, es decir, un “norte estratégico” que nos guíe hacia el cambio esperado.
Además, se debe partir de un mapeo o identificación de los recursos o información que necesitamos recolectar para llevar a cabo el monitoreo y/o la evaluación. Para ello, podemos tener en cuenta los siguientes puntos:
- Identificar lo que queremos medir y/o evaluar:
Se debe tener claridad en cuáles de nuestros objetivos y/o actividades queremos poner énfasis, o si se trata de una medición global de un proyecto. Esta claridad nos permitirá entender cuál es el cambio esperado y desde donde partimos (línea base).
- Identificar la información necesaria (y disponible) para la medición:
Debemos pensar en el tipo de información que necesitamos recopilar y si esta está a nuestro alcance, es decir, si es de fácil recolección. En este rubro se debe considerar información cuantitativa y cualitativa que recopilaremos más adelante mediante ciertos instrumentos que debemos definir (encuestas, entrevistas, revisión documental, indicadores, etc.)
Indicadores e información: lo mínimo necesario para empezar a medir
- Plantear una batería (sencilla) de indicadores:
Establecer algunos indicadores (es decir, puntos de referencia basados en información cualitativa o cuantitativa) es importante para tener idea de donde partimos y hacia dónde queremos llegar. Dos tipos de indicadores que podemos utilizar son:
- Indicadores de resultados: especialmente para monitorear el avance de ciertas actividades (Ejemplo: Se hicieron X cantidad de talleres en X número de comunidades, se acompañaron X casos de litigio en el periodo X a X, etc.).
- Indicadores de impacto: especialmente para procesos de evaluación intermedia o final de un proyecto (Ejemplo: cambios tangibles en la agenda pública, aumento significativo de participación ciudadana, etc.).
Como estamos hablando de un sistema “casero”, es deseable que estos indicadores (resultado e impacto) no sean más de 10.
- Recolectar la información y analizarla:
Este paso requiere que se apliquen los instrumentos de recolección de información para que nuestros indicadores se alimenten de información precisa. Una vez que tengamos la información, debemos analizarla y contrastarla con nuestro punto de partida (línea base), con el fin de obtener el resultado del monitoreo y/o la evaluación. Además, este paso nos permite generar aprendizajes precisos de la experiencia.
- Actualizar la información:
Es fundamental establecer una rutina o frecuencia con la que se actualizará la información recolectada. Esto nos permitirá dar seguimiento constante a los procesos, tomar decisiones informadas a tiempo y tener claridad sobre si estamos avanzando hacia los resultados esperados. Una información desactualizada puede dar una imagen distorsionada del estado de nuestros procesos e impedir tomar acciones a tiempo.
Listos para dar el último paso
- Crear una base de datos:
No necesitamos conocimientos muy técnicos, con una hoja de cálculo (por ejemplo, en Excel o Google Sheets) puede ser suficiente para comenzar. Allí se puede centralizar toda la información recolectada, organizarla por indicadores, fechas, actividades o responsables, y permitir su actualización periódica. Contar con esta base de datos facilitará tanto el monitoreo como la evaluación, ya que se tendrá una fuente de información clara, ordenada y accesible.
Dar el paso inicial es comenzar a transformar nuestra organización
Muchas veces nos enfrentamos a interrogantes sobre si estamos logrando el cambio que buscamos o si nuestras actividades están teniendo el impacto deseado, y por ello, es deseable que demos el primer paso para construir nuestro propio sistema MEL “casero”.
En COMETA estamos comprometidas a que las organizaciones de la sociedad civil adquieran estas capacidades que las impulsen a lograr los cambios deseados por medio de un monitoreo y evaluación constante de sus propias actividades, por lo que no dudes en contactarnos y contarnos cómo te fue poniendo en práctica estos primeros pasos hacia un sistema MEL para tu organización.
