Toda organización llega a un punto donde le resulta necesario detenerse y hacer un ejercicio de reflexión estratégica sobre su trabajo. Los motivos pueden ser variados y el momento dependerá de cada caso. Incluso, es posible que este ejercicio se lleve a cabo varias veces en un año.
Lo anterior se debe a que las organizaciones de la sociedad civil siempre enfrentamos limitaciones de dos recursos indispensables: dinero y tiempo. Además, el mundo y los contextos son cada día más complejos. Entonces nos enfrentamos a la gran pregunta:
¿Cómo hacemos las organizaciones de la sociedad civil para realmente lograr un impacto?
¡Con una reflexión estratégica! Es decir, decidiendo qué es prioritario y teniendo claro dónde la experiencia, talento y capacidades que tenemos son valiosas y aportan más. Pero hacer esto no es fácil. Hay que hacernos preguntas que son complejas de responder. Por ejemplo:
- ¿Qué cambios sociales queremos lograr con nuestro trabajo?;
- ¿Qué capacidades tiene realmente nuestra organización para lograr ese cambio?;
- ¿Hay otros actores que tienen más experiencia, más capacidad o que pueden hacer el trabajo de mejor forma?;
- ¿Cuántos recursos necesitamos para cumplir con los cambios que nos hemos planteado?;
- ¿Hay realmente oportunidades para lograr el cambio?;¿En cuánto tiempo queremos lograr estos cambios? ¿Este plazo es realista?
Sentando las bases de la reflexión estratégica
Si podemos responder a estas preguntas, estamos siendo estratégicos y es más factible que logremos nuestros objetivos. Si queremos hacer una reflexión estratégica valiosa, es justo de estas preguntas de donde debemos partir. Al inicio del proceso, no es necesario que sepamos todas las respuestas, pero sí es importante que, al final, logremos responder a la mayoría de ellas.
Es importante recordar que los procesos de reflexión estratégica toman tiempo y requieren de esfuerzo, de creatividad y de capacidad para reflexionar sobre nuestros aciertos y errores. Por ello, es importante ser paciente y no saltarnos pasos si deseamos el mejor resultado posible.
Ahora bien, ¿qué necesitamos, en concreto, para tener una buena reflexión estratégica?
1. Tener claridad sobre aquello que juega a favor o en contra de nuestro trabajo
El primer paso de la reflexión estratégica es tener pleno entendimiento del contexto en el que nos movemos. Es necesario analizar y conocer el ecosistema donde estamos trabajando lo mejor que podamos. Algunas preguntas que nos pueden ayudar en esta primera fase son:
- ¿Quiénes son los actores que están trabajando este tema?;
- ¿Cuáles son sus posturas?;
- ¿Cómo afectan el trabajo que hacemos como organización? ¿Están en línea con nuestros objetivos o no?;
- ¿Cuáles son realmente las oportunidades para incidir con éxito en tomadores de decisión y/o agentes de cambio?;
- ¿Cuáles son los retos reales a los que nos enfrentamos?
2. Conocernos
Una vez que hemos entendido el contexto en el que nos desenvolvemos, el trabajo de la reflexión estratégica debe centrarse en el interno, es decir, en nuestras propias capacidades y necesidades. Algunas preguntas que pueden ayudarnos son:
- ¿Qué logros hemos obtenido en el pasado? ¿Cómo nos ayudan a plantearnos objetivos más ambiciosos?;
- ¿Qué nos distingue como organización? ¿Qué aportamos nosotros, que otras organizaciones que trabajan los mismos temas no aportan? ¿Cuál es nuestro valor agregado?;
- ¿Con qué capacidades contamos en la organización y de qué recursos disponemos?;
- ¿Qué capacidades o recursos nos faltan?
3. Plantear objetivos estratégicos
Hasta este momento, la reflexión estratégica se ha limitado a analizar factores externos e internos que influyen en nuestro trabajo como organización. A partir del paso tres es momento de pensar qué queremos lograr en el mediano plazo y lo primero será diseñar objetivos estratégicos.
Para que estos objetivos realmente nos sirvan deben ser ambiciosos, pero, al mismo tiempo, realistas . Además, deben permitirnos aprovechar las oportunidades del contexto y hacer el mejor uso de las capacidades y los recursos con los que ya contamos.
Este paso es el más complicado, pero también el más importante: si planteamos adecuadamente nuestros objetivos estratégicos, habremos avanzado la mitad del camino.
¿Por qué?
- Diseñar objetivos estratégicos nos dará claridad sobre el cambio que queremos lograr;
- Podremos identificar cuáles son las prioridades y dónde realmente agregamos valor;
- Trazaremos cursos de acción que nos permitan aprovechar las oportunidades y enfrentar los retos que se nos presentan en el entorno, a partir de un uso eficiente de nuestros recursos y con base en nuestra propia experiencia;
- Será más fácil asignar roles y responsabilidades al interior de nuestra organización para cumplir con nuestras metas;
- Identificaremos fuentes de financiamiento;
- Podremos diseñar de mejor manera nuestras herramientas de monitoreo y evaluación;
- Construiremos un sentido de pertenencia e inclusión entre quienes participamos de la reflexión estratégica, si hacemos este proceso de forma colectiva.
4. Diseñar la ruta crítica para alcanzar nuestros objetivos
La reflexión estratégica requiere de un plan de acción para ser realmente efectiva. Por ello, una vez que ya hemos diseñado nuestros objetivos estratégicos, es momento de trazar el mapa a seguir. Será importante definir de forma clara y precisa:
- ¿Cómo se ven concretamente los cambios que planteamos en nuestros objetivos?;
- ¿De qué estrategias echaremos mano para alcanzar cada uno de estos resultados?;
- ¿Qué actividades clave necesitamos realizar para cada objetivo?;
- ¿Quiénes serán los responsables de cada tarea?¿Cuánto tiempo nos tomará hacer las tareas que nos hemos planteado?.
La respuesta a estas preguntas nos permitirá trabajar con mayor precisión. Si en algún momento encontramos un reto, también será más fácil identificarlo y superarlo.
5. ¡Sin miedo al éxito!
La reflexión estratégica es una carta de navegación que nos ayuda a tener claridad de:
- Lo que queremos lograr con nuestro trabajo (qué queremos hacer); y
- Las estrategias que debemos seguir para lograrlo (cómo lo vamos a hacer).
Así, la reflexión estratégica es una herramienta flexible que debe guiar nuestro trabajo, pero no es una camisa de fuerza. Este proceso debe darnos herramientas para enfrentar mejor los cambios en el contexto, así como las coyunturas que se nos presentan.
Si hicimos adecuadamente el proceso, nunca perderemos el norte. Sólo estaremos mejor preparados para avanzar cuando haya buen tiempo y para encontrar rutas alternativas ante las tormentas.
¿Cuándo es el momento para llevar a cabo esta reflexión? ¡Hoy!
Muchas veces, nos da miedo lanzarnos y pensamos que no es el momento adecuado. La realidad es que nunca lograremos nuestros objetivos, si esperamos el momento ideal.
Eso no existe, lo mejor que podemos hacer es confiar en nuestra experiencia y resolver los problemas según surjan. Lo más importante de todo el proceso es justo eso: hacerlo sin miedo a equivocarnos, confiar en nuestra carta de navegación y ajustar lo que sea necesario.
6. Evaluación continua
Una vez que pusimos en marcha el plan y lo estamos ejecutando o ya lo concluimos, es importante reflexionar sobre los resultados. Aquí la clave no es buscar la perfección, sino aprender para mejorar. Algunas preguntas que nos pueden ayudar son:
- ¿Qué funcionó y qué no funcionó?;
- ¿Por qué?;
- ¿Qué aprendimos?;
- ¿Algún resultado nos sorprendió? ¿Pasó algo que no previmos o logramos algo que no planeamos?;
- ¿Qué podemos cambiar para que en el futuro todo salga mejor?
A partir de estas preguntas podemos ir mejorando la estrategia: tal vez el camino que pensábamos que era el ideal resultó no ser tan adecuado; quizás, lo que pensamos que ocurriría al momento de tener la reflexión no pasó, pero se presentaron nuevas oportunidades que nos permitieron avanzar más de lo que habíamos previsto.
O, tal vez, se presentaron circunstancias extraordinarias (¡una pandemia, por ejemplo!) que nos obligaron a replantear nuestras estrategias por completo.
Tiempo y paciencia: la clave del éxito
La clave para que un proceso de reflexión estratégica tenga éxito será nuestra capacidad de adaptación. Estos procesos toman tiempo, así que debemos tomarlos con calma y ser muy creativos para ajustarnos y responder a los retos que se nos presenten.
No hay una sola respuesta, pero sí muchas posibilidades, así que no tengamos miedo de modificar la estrategia si lo consideramos necesario. Finalmente, recordemos que dos cabezas piensan mejor que una. Procuremos hacer estas reflexiones de forma colectiva e involucrando a toda la organización. ¿Quién mejor que nosotras mismas para conocer los retos, las oportunidades que se nos presentan y para aprovechar nuestra experiencia y capacidades?
Replantear las distintas partes de nuestros procesos no sólo nos acerca a trabajar con objetivos más claros, sino que nos ayuda a reimaginar cómo lograr el cambio social que buscamos y redefinir el impacto que queremos hacer.
