La salud financiera para organizaciones de sociedad civil suele ser un tema que se pasa por alto fácilmente. Esto es muy común debido a que las organizaciones se enfocan en plantear y alcanzar sus objetivos. Sin embargo, tener éxito y mantener un crecimiento estable por largo tiempo tiene mucho que ver con la gestión de los recursos económicos que tenemos a mano.
1. Una sola persona para toda la administración
Uno de los riesgos en la salud financiera para organizaciones de sociedad civil es que una sola persona se encargue de todo. En este aspecto consideramos las funciones de administración, finanzas y contabilidad.
Esto es un riesgo, porque son tareas complejas que no todos saben hacer. Por eso, es importante allegarse de expertos en finanzas, contabilidad y administración para asegurarnos que estas actividades se llevan a cabo de forma adecuada. Esto es importante, porque debemos rendir cuentas a nuestros donantes sobre el uso de nuestros recursos, pero también porque nos permite cumplir cabalmente con nuestras obligaciones fiscales.
2. Falta de comunicación entre áreas
En muchas ocasiones hay una falta de experiencia no sólo en la gestión administrativa y financiera. También suele haber un desfase en la vinculación explícita de las áreas programáticas y las administrativas con miras a evaluar, cotidianamente la salud financiera de la organización y entender mejor cómo el ejercicio de nuestros recursos contribuye a nuestros objetivos institucionales.
Para evitar este riesgo para la salud financiera para organizaciones de sociedad civil es importante contar con mecanismos especializados. Esto suele escucharse más complejo de lo que realmente es.
En ocasiones basta con un sistema contable actualizado y personal capacitado en su manejo, que además establezca comunicación periódica con las áreas programáticas para alinear los gastos con sus fuentes de financiamiento y para evaluar el resultado de haber ejercido esos recursos. Existen opciones a costos bastantes accesibles o se puede optar por un servicio de contabilidad externo. En cualquier caso, el costo de tomar estas acciones es mucho menor que los problemas derivados de no contar con una adecuada gestión.
3. No tener un presupuesto institucional
La salud financiera para organizaciones de sociedad civil comienza por un plan de acción. Este debe plasmar las necesidades reales de la organización y vincularlas con los objetivos institucionales, así como definir una meta de recaudación de recursos.
Es decir, las organizaciones no sólo vivimos de nuestros ideales y debemos recordar que todas nuestras actividades requieren recursos económicos (los sueldos y prestaciones de nuestros equipos; la renta de oficinas; el mantenimiento de mobiliario; pago de servicios; pago de viáticos; elaboración de nuestros productos, mantenimiento de nuestra página de internet y redes sociales, etc.) Por ello, es importante saber cuánto realmente cuesta la operación de nuestra organización, así como saber cuántos recursos financieros vamos a necesitar para cumplir con todas las actividades que nos hemos planteado. Esta es una tarea que puede parecer muy compleja, pero no debemos desanimarnos: no es necesario tener el costo específico de cada una de las actividades, basta con tener una buena estimación basada en nuestra propia experiencia y cuando sea posible tener cotizaciones que nos den una mejor orientación sobre los costos reales. ¡Siempre será mejor tener un número mágico aproximado a no saber cuánto realmente nos cuesta hacer nuestro trabajo!
4. No tener un sistema sencillo y cotidiano de monitoreo financiero que involucre al equipo de liderazgo
Una vez que contamos con herramientas de control y administración y un plan, habrá que tomar medidas para garantizar los resultados. Esto quiere decir que los líderes de la organización deben ser un medio de control.
- ¿Cómo estamos obteniendo dinero?;
- ¿Cuánto dinero está entrando?;
- ¿De dónde proviene ese dinero?;
- ¿En qué se está gastando el presupuesto?;
- ¿Realmente se están alcanzando los objetivos planteados?;
- ¿Hay áreas donde necesitamos prestar más atención?
Sabemos que estos temas serán complejos de entender y, quizá, muy aburridos. Sin embargo, es vital tomarlos en cuenta para garantizar la salud financiera para organizaciones de sociedad civil. Además, esta práctica cotidiana nos hará expertos en saber realmente cuánto cuesta la operación de nuestra organización y qué recursos necesitamos para seguir haciendo esas acciones y estrategias que nos están dando realmente resultados.
5. Estimar presupuestos para proyectos sin la participación de los equipos implementadores y técnicos
Plantear estrategias y metas demasiado agresivas es un error común en toda organización de sociedad civil. Es parte del crecimiento que se busca lograr a largo plazo, pero es necesario aterrizar y plantear objetivos que sean realistas en cuestión de recursos.
Para lograrlo será necesario que las personas directamente encargadas de las actividades formen parte de la toma de decisiones en la estimación y asignación de los recursos, pues ellos son quienes tienen información más precisa sobre los costos reales y los recursos que se requieren para llevar a cabo las actividades. De esta forma, habrá un mejor entendimiento de los tiempos y recursos económicos necesarios.Hacer planes financieros sin contar con la ayuda del equipo s es uno de los grandes riesgos para la salud financiera para organizaciones de sociedad civil y al revés: hacer planes estratégicos sin la participación de las áreas administrativas y contables es un error, pues la organización podría terminar gastando todos sus recursos en un plan que no tiene sustento económico, dejando de lado el resto de compromisos y gastos.
6. No incluir un monto adecuado de costos indirectos
Uno de los grandes beneficios de contar con un presupuesto institucional y con la ayuda de expertos al momento de fijar metas, es que no se perderán de vista los costos indirectos. En papel es muy fácil plasmar ideas, plantear objetivos y solucionar problemas. La realidad es que siempre surgen costos indirectos que pueden poner en jaque la salud financiera para organizaciones de sociedad civil.
Los costos indirectos son todas esas erogaciones que pueden ocurrir en el día a día y que si no prevemos nos pueden generar muchos dolores de cabeza: desde la necesidad de contratar expertos en ciertos temas hasta gastos que parecían muy pequeños, pero que en el agregado resultan en cantidades considerables de recursos. No considerar estos costos puede poner mucha presión en nuestras organizaciones. Al momento de hacer nuestros presupuestos, siempre será mejor planear escenarios conservadores y tener sobrantes de dinero a quedarnos cortos en nuestras planeaciones financieras y quedarnos sin recursos suficientes para hacer todo lo que nos hemos planteado.
7. En presupuestos multianuales, no considerar la inflación y los aumentos de sueldo
El costo de la vida sube cada año. Esta es una realidad aplicable tanto a los individuos como a las empresas y a las organizaciones de sociedad civil. A esto hay que sumar el hecho de que cada año, si todo sale bien, tu organización requerirá más colaboradores y más recursos.
A su vez, ellos esperarán que sus sueldos se actualicen con la realidad financiera. Por otro lado, la inflación es un fenómeno económico natural. Si bien, no podemos tener la certeza de cuánto incrementa, si sabemos que lo hará y existe información y estimaciones económicas que nos pueden ayudar a hacer proyecciones adecuadas.
Por eso, al hacer presupuestos multianuales, recomendamos que se le preste especial atención a estos dos aspectos. De ser posible, los cálculos deben ser realizados por expertos en economía, contabilidad y finanzas.
A primera instancia puede parecer una inversión sin sentido. Sin embargo, con el paso de los años, tu organización verá los beneficios al tener presupuestos realistas.
8. Confiarse en un solo donante
La salud financiera para organizaciones de sociedad civil debe tener varios pilares. Aún y cuando puede haber un donante que se encuentra muy comprometido y que confía plenamente en tu organización.
El hecho es que un donante puede cambiar de intereses, tener problemas económicos que le impidan seguir donando o simplemente puede cambiar sus propios objetivos y estrategias. Ante esta situación, más vale tener otros donantes que aporten recursos independientes.
La realidad es que entre más donantes tenga una organización, mayor poder de reacción tiene y más fuerte se vuelve. Si un donante se va tal vez haya que hacer ajustes o recortar algunos gastos, pero la organización no tambaleará.
9. Empezar a ejercer proyectos sin tener contratos o cartas de autorización de donativos firmadas
Además de ser un tema de salud financiera para organizaciones de sociedad civil, es un aspecto legal muy importante. La regla a seguir en este caso debería ser: no hacer nada hasta tener todo perfectamente sustentado en la legalidad.
No sólo se trata de protegerse ante pérdidas o decisiones equivocadas. Los contratos y cartas de autorización de donativos dan certeza sobre los compromisos, alcances y límites. Es decir, dan total transparencia de lo que se puede o no hacer.
10. Utilizar fondos no restringidos para complementar el presupuesto de proyectos que no están bien financiados por el donante principal
Puede haber un proyecto en el que todos creemos y que nos inspira profundamente, pero es importante no mezclar los recursos. Incluso los recursos no restringidos tienen un propósito especial. Cuando destinamos su uso a proyectos que aún no están completamente autorizados o financiados los estamos poniendo en riesgo.
¿Qué pasaría si finalmente no llega esa autorización ni ese dinero? Seguramente haya que buscar la forma de conseguir el dinero que se invirtió. Puede ser que el proyecto que nos interesaba se quede a medias y el proyecto al que le quitamos dinero tampoco vea la luz. Peor aún, el donante principal puede tener dudas sobre nuestra gestión y sobre el compromiso que tenemos con él.
Al pensar en el cambio social que queremos, puede ser muy común concentrarse solamente en la visión y metas generales, sin considerar aspectos como el financiero.
De la misma forma que nos detenemos a pensar en objetivos y metodologías, debemos dedicar espacios para pensar cómo se ve nuestra organización con un finanzas saludables, pues conseguir los resultados que imaginamos depende en gran medida de ello. En la definición del impacto que queremos marcar debemos contemplar también los recursos que tenemos, los que necesitamos y los actores con los que debemos colaborar para poderlos gestionar.
Como puedes ver, la salud financiera para organizaciones de sociedad civil es un tema complicado. Por ello, nuestra sugerencia siempre será buscar la ayuda de expertos que te faciliten el camino.
Contáctanos si requieres más ayuda, recuerda que COMETA forma parte de ECOS, una iniciativa colaborativa que busca fortalecer las capacidades estratégicas de organizaciones, colectivos y redes de la sociedad civil en México y Centroamérica. En ella, uno de nuestros objetivos es construir capacidades y conocimientos sostenibles para que la operación y movilización de recursos estén en el centro de una estrategia institucional de sostenibilidad e impacto.
