Cuando hablamos de desarrollo institucional para organizaciones de la sociedad civil, nos referimos a una dimensión clave —y muchas veces subestimada— en la consolidación y sostenibilidad de nuestro trabajo. Uno de sus componentes fundamentales es el diseño institucional: es decir, cómo está configurada nuestra organización en términos de estructuras, reglas, procesos y dinámicas internas. No basta con tener claridad en la causa que defendemos o en los proyectos que ejecutamos.
Anna Langheinrich, consultora senior en COMETA
Si queremos que nuestras organizaciones sean sólidas, resilientes y con capacidad de transformación a largo plazo, es fundamental cuidar tanto la forma en que nos organizamos como el fortalecimiento continuo de nuestras capacidades internas.
Todas las organizaciones sólidas tienen un área consolidada de desarrollo institucional. No siempre se llama así ni tiene el mismo formato, pero existe alguna forma de trabajo orientada a fortalecer su estructura, sus procesos, las capacidades del equipo y su cultura organizacional. Por eso, institucionalizar el desarrollo institucional no es un lujo: es una inversión estratégica.
¿Cómo se relacionan el diseño institucional y el desarrollo institucional?
El diseño institucional es un componente central del desarrollo institucional, es la forma en la que decidimos organizar nuestro trabajo: las áreas que conforman nuestra organización, los puestos que necesitamos, los procesos o actividades que debemos llevar a cabo, la definición de las líneas de mando y los canales de comunicación que existen. Cuando hablamos de desarrollo institucional, nos referimos a un proceso más amplio y continuo que incluye, entre otras cosas, el fortalecimiento de capacidades, la sistematización del conocimiento, y la mejora de procesos; pero todo ello se apoya en un diseño institucional bien pensado.
Diseñar institucionalmente no significa crear estructuras rígidas, sino establecer de forma intencionada las reglas, roles y dinámicas que permiten a la organización operar con claridad, coherencia y adaptabilidad. Un diseño institucional claro es lo que hace posible que el desarrollo institucional no dependa sólo de voluntades individuales o momentos de crisis, sino que se vuelva una práctica sostenida a lo largo del tiempo.
Por otro lado, el desarrollo institucional abarca todas aquellas acciones, decisiones y herramientas que permiten que nuestra organización funcione de manera estratégica y sostenible. Esto incluye:
- La construcción o revisión de nuestros marcos normativos (estatutos, reglamentos, políticas internas);
- El fortalecimiento de estructuras de gobernanza y toma de decisiones.
- La gestión del conocimiento y la sistematización de nuestras experiencias;
- La mejora continua de procesos administrativos, financieros y operativos;
- El diseño de metodologías de evaluación y monitoreo alineadas a nuestros valores; y
- La creación de espacios para el aprendizaje y el bienestar de los equipos.
De este modo, el desarrollo institucional es una práctica continua que acompaña a toda la organización y se adapta a sus diferentes etapas de vida.
¿Por qué es importante institucionalizarlo?
Cuando el desarrollo institucional no está integrado de manera explícita y constante en el quehacer organizacional, suele depender de personas específicas, momentos de crisis o proyectos puntuales. Esto lo hace vulnerable. Por eso, institucionalizar el desarrollo institucional significa asegurarnos de que tenga un lugar propio en nuestras prioridades estratégicas y en nuestra estructura operativa.
Además, institucionalizar el desarrollo institucional nos permite fortalecer aspectos fundamentales que impactan directamente en nuestra capacidad de acción y sostenibilidad:
- Tomar decisiones más informadas y participativas. Esto nos ayuda a construir confianza interna, evitar conflictos innecesarios y aprovechar mejor la inteligencia colectiva de nuestros equipos.
- Responder mejor a los contextos cambiantes. Una organización con estructuras claras y procesos adaptativos puede ajustar sus estrategias con agilidad sin perder el rumbo, algo esencial en escenarios sociales y políticos inestables.
- Aumentar nuestra legitimidad y transparencia frente a donantes y comunidades. Cuando nuestras formas de operar son claras, coherentes y documentadas, generamos mayor credibilidad y fortalecemos nuestras relaciones con aliados clave.
- Cuidar a nuestros equipos, evitando la sobrecarga y la desorganización. Un buen diseño institucional distribuye responsabilidades, aclara roles y permite mejores condiciones de trabajo. El fortalecimiento de equipos está directamente vinculado a los procesos de desarrollo institucional, porque cuando las reglas del juego son claras, es más fácil colaborar, aprender y sostenerse.
- Crear una cultura organizacional coherente con nuestros principios y propósitos. No se trata sólo de lo que hacemos, sino de cómo lo hacemos. Una cultura organizacional alineada a nuestros valores fortalece el compromiso del equipo, mejora el clima laboral y refuerza el sentido de propósito.
Recomendaciones para el desarrollo institucional según el momento en que se encuentre tu organización
1. Si están empezando:
- No subestimes el diseño institucional desde el inicio. Aun si son pocas personas, tómense el tiempo para definir reglas básicas de funcionamiento, acuerdos de comunicación y procesos de toma de decisiones;
- Documenta todo lo que vayas aprendiendo. La memoria institucional empieza desde el primer día;
- Busca espacios de reflexión periódica. Pregúntense qué está funcionando, qué no y qué podrían hacer diferente;
- Explora formas de organización horizontales y flexibles. Cuando una organización está comenzando, es más fácil experimentar con estructuras menos jerárquicas y con formas de trabajo colaborativas que favorezcan la participación, el aprendizaje mutuo y la adaptabilidad. Este momento es ideal para innovar en cómo nos organizamos, antes de que se consoliden dinámicas difíciles de cambiar más adelante.
2. Si tu organización ya tiene un camino andado:
- Haz un diagnóstico institucional participativo. Pueden revisar sus estructuras, procesos y herramientas desde una mirada colectiva y crítico;
- Revisa qué tanto las formas de trabajo actuales están alineadas con los valores y objetivos actuales. Para ello, un documento clave es la teoría de cambio de tu organización. Esta es la base para preguntarse si la forma y estructura sirve para lograr el cambio o impacto que quieren ver;
- Fortalece la gestión del conocimiento. Sistematizar experiencias pasadas permite evitar errores, recuperar aprendizajes y mejorar la planificación;
- Invierte en formación continua. El desarrollo institucional también incluye el desarrollo de capacidades dentro del equipo;
- Destina recursos específicos. Ya sea tiempo, personas o presupuesto, el desarrollo institucional requiere una inversión real y sostenida.
¿Por dónde empezar?
Una buena manera de iniciar o retomar este camino es preguntarnos: ¿Qué condiciones organizacionales necesitamos para lograr el impacto que deseamos?
No se trata de tener una estructura rígida o perfecta, sino una que nos permita avanzar con claridad, coherencia y cuidado.
El desarrollo institucional no tiene por qué hacerse en soledad. Hay experiencias, herramientas y procesos que pueden acompañar y enriquecer este camino. Algunas organizaciones con las que trabajamos han encontrado que vincular este proceso con momentos clave —como la planeación estratégica, la revisión de gobernanza o la evaluación de impacto— hace que cobre mayor fuerza y sentido.
Invertir en lo que no siempre se ve, pero que sostiene todo
En el torbellino del trabajo cotidiano, es comprensible que el desarrollo institucional no siempre sea prioridad. Pero si queremos sostenernos en el tiempo, adaptarnos a los cambios y cuidar a quienes hacen posible nuestra labor, es indispensable hacer del diseño institucional para organizaciones de la sociedad civil una práctica consciente, estructurada y constante.
Así como nutrimos nuestras causas, proyectos y alianzas, también necesitamos nutrir nuestras formas de organizarnos y trabajar juntas.
