Cuando pensamos en la misión de las organizaciones de la sociedad civil, pocas veces pensamos en los recursos financieros necesarios para alcanzar esas metas, por ello contar con un presupuesto estratégico es muy importante para las organizaciones de la sociedad civil, ya que nos permite contar con los recursos que necesitamos para cumplir cabalmente con nuestra Teoría de Cambio y atender los gastos operativos de nuestra organización.
¿Qué es un presupuesto estratégico?
El presupuesto estratégico refleja las necesidades financieras de operación de la organización. También es una guía de navegación que nos permite tener claro cuál es el número mágico que necesitamos tener para que toda nuestra Teoría de Cambio se cumpla.
Uno de los principales retos de los recursos financieros para alcanzar metas de las organizaciones de la sociedad civil es el tiempo.
Es común ver organizaciones que van resolviendo el día a día como pueden. Un presupuesto estratégico no sólo se centra en el año corriente, también hace previsiones sobre los años por venir. Por lo tanto, al igual que nuestros objetivos estratégicos, los financieros también pueden ser de mediano y largo plazo.
El presupuesto estratégico es una herramienta que no se centra sólo en los recursos con los que ya contamos. Al contrario, se construye con base en los objetivos estratégicos y todas las prioridades que tenemos. De esta forma, podemos saber qué parte de nuestra Teoría de Cambio ya está financiada y qué parte no. También es una herramienta indispensable si pensamos en diseñar una estrategia de recaudación de fondos.
¿Cómo podemos hacer un presupuesto estratégico?
Para comenzar un análisis de los recursos financieros necesarios para alcanzar las metas, primero debemos conocer muy bien nuestra Teoría de Cambio, pues es el punto de partida para saber cuántos recursos necesitamos.
La siguiente parte es enlistar todos los recursos que vamos a necesitar para hacer las actividades que nos permitan alcanzar los objetivos de nuestra Teoría de Cambio. Esta lista de recursos no sólo es financiera, también lo es de recursos humanos, materiales, informáticos, impositivos y todos los costos fijos que necesitamos para operar.
El proceso es intenso, porque muchas veces no sabemos cuánto realmente cuesta operar la organización y cuántos recursos necesitamos para las actividades que debemos hacer.
El proceso de elaboración de nuestro presupuesto estratégico debe ser participativo e involucrar a todas las áreas, pues eso permitirá identificar mejor las necesidades y los costos, incluso aquellos gastos invisibles u hormiga que generalmente no consideramos.
¿Cómo podemos usar el presupuesto estratégico?
Los recursos financieros para alcanzar metas de las organizaciones de la sociedad civil están involucrados en varios aspectos y momentos organizacionales. Por lo tanto, el presupuesto estratégico es multifuncional pues les permite:
Hacer un análisis profundo de nuestra organización
Al trabajar un presupuesto estratégico nos obligamos a conocer a la perfección nuestra organización. Tendremos que responder a diversas preguntas sobre el funcionamiento y los costos operativos:
- ¿Qué gastos tenemos en el día a día?
- ¿Con qué perfiles debemos contar para que nuestra organización funcione correctamente?
- ¿Tenemos todos los perfiles especializados que necesitamos?
- ¿Hay que buscar algún especialista en algún tema?
- ¿Dónde nos estamos quedando cortos de dinero?
- ¿Dónde nos está sobrando dinero?
Fortalecer nuestras capacidades de pensamiento estratégico
Un presupuesto estratégico nos obliga a ponerle un número (aunque sea aproximado) a cada actividad que necesitamos hacer para cumplir con nuestras metas institucionales. Esto hace que la operación se vuelva más realista.
Incluso si en un inicio no consideramos todos los aspectos o quedamos por debajo, es un punto de partida interesante. Con el paso de las semanas y meses podremos ir ajustándonos hasta que los recursos financieros se alineen con la realidad para alcanzar las metas.
Conocer nuestras necesidades
Desarrollar un presupuesto estratégico no sólo nos facilita el día a día. Con este ejercicio, podremos saber exactamente cuánto dinero necesitamos de nuestros donantes y también podremos identificar a otros potenciales que nos permitan contar realmente con todos los recursos financieros que necesitamos.
Con estos números bien definidos, generamos confianza en nuestros donantes pues podremos justificar a plenitud lo que estamos solicitando para el éxito de nuestra Teoría de Cambio.
Mejorar la eficiencia en los gastos
Un presupuesto estratégico nos ayuda a ser más eficientes en el ejercicio del gasto. Una vez que tenemos claras las actividades y los costos relacionados con ellas, podemos planear cada vez mejor y así conocer realmente cuánto cuesta nuestra operación.
Asimismo, nos ayudará a revisar si es momento de reducir costos, si hay posibilidad de generar un ahorro institucional, o si hay algún excedente que nos permita fortalecer otras actividades.
¿Qué sigue?
Si tu organización no ha creado su presupuesto estratégico es un buen momento para hacerlo. Para lograr con ello, una buena salud financiera.
En caso de ya tenerlo, es importante darle una revisión periódica para ver qué objetivos se han cumplido y en qué dirección avanzar.
Hacer una pausa para pensar y definir aspectos estratégicos como éste son una parte esencial de la visión de cambio social de tu organización.
Identificar a profundidad los recursos que tienes y los que necesitas te permitirá operar de una forma más realista y facilitará la planeación de todas las actividades que te llevarán a alcanzar los objetivos establecidos desde el inicio y le otorgará claridad a todos los actores involucrados con tu organización, para juntos dejar la huella que buscan.
En caso de tener dudas, recuerda que en COMETA te podemos ayudar en cualquier momento. Contáctanos.
NOTA: El presente artículo está basado en la metodología de Financial Innovation and Resilience (FIRE) desarrollada por Spring Strategies.
