¿Por qué es importante la construcción de confianza en los procesos de acompañamiento con consultores externos a nuestra organización? Porque permite que los procesos lleguen a buen puerto.
Destinar tiempo y pensamiento a la construcción de confianza genera un ambiente en el cual las personas de nuestra organización se sienten cómodas para:
- Involucrarse en el proceso;
- Compartir sus opiniones de manera asertiva y franca.
¿Cómo logramos la construcción de confianza entre nosotros y los consultores que nos acompañan?
La construcción de confianza no sucede de forma automática, es el resultado de una comunicación abierta. Siempre es necesario tomarse el tiempo de generar ese vínculo para llegar a los objetivos planteados con éxito.
En este sentido, podemos considerar dos momentos relevantes:
1. Antes de iniciar el proceso
En este primer momento, debemos hacer evidente que queremos mantener una comunicación asertiva, abierta y respetuosa con todas las personas de la organización. Es el momento en el que tenemos conversaciones para corroborar que entendemos la metodología que la consultoría nos propone para acompañar nuestro proceso. Esta es la base de la construcción de confianza, por lo que hablar claramente y con honestidad es vital. No hay que tener miedo de hacer todas las preguntas que tengamos, aunque puedan parecer irrelevantes u obvias.
A su vez, la consultoría debe estar abierta a sugerencias que hagamos a la metodología. Es decir, a incorporar nuestras observaciones y a construir acuerdos cuando consideren que modificar la propuesta metodológica podría afectar el proceso.
Antes de iniciar el acompañamiento, debemos declarar oportunamente posibles conflictos de interés que puedan afectar el proceso y para identificar estrategias que nos permitan resolverlo.
2. Durante el proceso
En la medida de las posibilidades, es muy valioso hacer un diagnóstico inicial y que la consultoría entreviste al mayor número de personas en esta etapa. Esto es particularmente importante en los procesos de reflexión estratégica, ya que permite:
- Conocer a todas las personas que estarán participando en el proceso, tanto de la organización, como de la consultoría;
- Construir confianza al abrir un espacio para hacer preguntas y resolver dudas antes de comenzar el proceso.
Así, al momento de facilitar, ya hubo una interacción previa al acompañamiento y es más fácil que las reflexiones que tengamos sean productivas e innovadoras.
La consultoría debe estar dispuesta a resolver dudas
Un aspecto primordial en la construcción de confianza en todo proceso de consultoría es lograr acuerdos de convivencia para nuestros procesos. Estas son las reglas que seguiremos para tener una interacción adecuada, respetuosa y sentirnos cómodas de expresar nuestras opiniones.
Tanto en los diagnósticos como en momentos en los que se esté discutiendo algún tema delicado, es necesario dejar claro que toda la información que se comparte de manera escrita u oral es confidencial. Por esta razón, es importante firmar una política de confidencialidad. Esto habla de la ética de trabajo en nuestra organización y con la consultoría.
Es importante que en estas reglas quede establecido que:
- El proceso dará espacio a todas las voces del equipo;
- Se escuchará a todas las personas que quieran participar;
- Todos los comentarios se incorporarán como parte de la reflexión.
¿Qué hacer si no se logra la construcción de confianza en este punto?
Es posible que la forma de trabajo o las expectativas no coincidan. Si esto sucede, podemos tratar de platicar sobre los desacuerdos y procurar obtener acuerdos. Si definitivamente no logramos llegar a un punto en común, es buena idea buscar otras opciones.
Esta decisión suele ser poco frecuente, pero puede darse el caso de que trabajar en conjunto no sea viable.
¿Por qué es importante trabajar la construcción de confianza?
Si no hay confianza entre la organización y el equipo consultor, será difícil llevar a cabo el proceso. Esto se debe a que el éxito de un proceso de acompañamiento con un consultor externo se basa en la confianza que tengamos en la metodología y los objetivos. Es decir, debemos sentirnos cómodas con:
- La aproximación metodológica de la consultoría;
- La forma en que nuestras dudas, opiniones y puntos de vista son tomados en cuenta durante la reflexión; reglas claras de convivencia que fomenten la participación de todas para lograr objetivos y consensos que mejoren nuestro trabajo; la confianza en que las discusiones serán siempre constructivas y propositivas;
Para lograr todo esto, ayuda mucho tener términos de referencia por escrito, que establezcan el propósito del acompañamiento; la metodología que se utilizará; los productos a entregar; el tiempo que durará el proceso y; el costo.
La confianza entre nuestra organización y los expertos externos es la clave para tener un proceso de reflexión productivo, que se traduzca en estrategias mejores para hacer nuestro trabajo y alcanzar nuestros objetivos institucionales.
Imaginar y definir el impacto que quieres hacer en la sociedad depende, en gran medida, de la confianza y la comunicación entre los consultores externos y tu organización, pues estos aspectos son claves para el éxito de sus procesos de trabajo. Antes de iniciar y a lo largo de todo el camino es esencial que te detengas un momento a pensar y repensar las expectativas, conflictos y formas de trabajar para asegurar que todas las personas involucradas se sientan cómodas y exista un ambiente de colaboración para dejar la huella colectiva que buscan.
