La claridad en roles y responsabilidades (funciones) es clave en organizaciones sanas. La creación de toda organización suele darse de forma muy natural. Es decir, se van creando y asignando los roles según es necesario.
Sin embargo, llega un momento donde esta forma de trabajar ya no funciona del todo: ya sea porque ahora tenemos más proyectos o porque la forma en que estamos organizados genera fallas de comunicación y de coordinación.
Esto ocurre normalmente en las organizaciones y es el aviso de que ha llegado el momento de hacer un rediseño institucional. También nos habla de que estamos teniendo éxito, pues estamos creciendo y ya no podemos funcionar igual. El rediseño institucional en las organizaciones de la sociedad civil es un proceso complejo que puede atenderse desde diferentes perspectivas y enfoques.
El primer paso al rediseño de roles y responsabilidades
Una vez que las organizaciones nos damos cuenta de que es necesario el proceso de rediseño de roles y responsabilidades, debemos empezar por diseñar (si se que no lo hemos hecho) o revisar nuestra visión estratégica o Teoría del Cambio.
Este es un aspecto de suma importancia pues, primero, debemos tener claro qué queremos lograr como organización (cuáles son nuestros objetivos) y qué capacidades y qué saberes necesitamos para lograrlo y luego definir cómo nos vamos a organizar para trabajar. Esto suele implicar cambios y una evolución en la forma en que venimos trabajando. Desde luego, es un proceso que suele implicar un trabajo complejo, por tanto, requiere tiempo y mucho autoanálisis.
¿Qué sigue?
Una vez que tenemos claros nuestros objetivos y una definición de nuestra visión estratégica, podemos valorar si la estructura que nuestra organización ha tenido hasta ese momento funciona para cumplir con esa visión.
Este es un análisis que requiere hacerse de forma autocrítica y profunda. No es una reflexión fácil, porque es común que cuando hacemos rediseño institucional pensemos en las personas que estamos trabajando actualmente en la organización. Sin embargo, esto es un error, pues lo que debemos ubicar son los puestos (qué hará esa persona y cuáles serán sus responsabilidades) y los perfiles que se requieren en cada puesto (qué conocimientos y experiencia necesita para cumplir con sus responsabilidades).
Una vez que tengamos claridad sobre los puestos, sus responsabilidades y los perfiles, entonces podemos analizar si el equipo que tenemos es suficiente para cubrir estos puestos y si cada persona cumple con el perfil que requiere. En caso de que esto no sea así, podemos diseñar diferentes estrategias. Por ejemplo, si tenemos puestos vacantes, podemos hacer un proceso de selección para cubrirlos. En caso de que las personas que ocupan actualmente los puestos no cumplan con el perfil, podemos evaluar su cambio a otro puesto o diseñar una política de capacitación para que cumpla a cabalidad con el perfil. La objetividad y la apertura son claves para que funcione este rediseño institucional.
Regresar siempre a la Teoría del Cambio
El paso siguiente en el rediseño de roles y responsabilidades es revisar nuestra Teoría del Cambio o nuestro Plan Estratégico, pues ya con la claridad sobre los roles y las responsabilidades dentro de nuestra organización, podemos elaborar planes de trabajo, donde se detallen:
- Las actividades necesarias para cumplir con esa visión;
- Responsables de cada actividad;
- Fecha de cumplimiento.
Es importante que la estructura de la organización se asegure de tener todo lo necesario para llevar a cabo esos planes. Es decir, la organización debe buscar que existan los medios, herramientas y recursos necesarios para que todo el equipo pueda realizar sus actividades.
Debemos estar atentos a las señales de alerta
Al momento de pensar en el rediseño de nuestra organización es importante estar atento a los problemas que pueden presentarse o que ya estamos viviendo. Una señal de alerta sería, por ejemplo, que para cumplir cabalmente con una actividad se requiera un gran esfuerzo al exterior y al interior de la organización, o que nos demos cuenta que un área tiene una carga de trabajo considerablemente mayor que otras. Estas señales nos obligan, en el primer caso, a modificar nuestras expectativas y plantearnos metas asequibles y, en el segundo caso, a repensar las responsabilidades de las áreas y a redistribuir el trabajo.
No debemos olvidar que el rediseño institucional es una tarea que requiere paciencia y constancia y que puede ser aún más complicado para equipos que llevan tiempo trabajando juntos. Revisar roles y responsabilidades requiere cambios de comportamiento y, a veces, reacomodo de equipos; debemos hacer estos cambios con claridad, pero también pensando en encontrar alternativas factibles para el equipo.
Expectativas claras
Cuando definimos los roles (perfiles) y responsabilidades de cada puesto, es importante dejar muy claras las expectativas para las personas que colaboran en una organización.
La descripción del puesto debe ser establecer lo que se espera de ellas en los diferentes frentes de la vida institucional, por ejemplo, en cuanto a:
- Contribución a la agenda de incidencia de la organización (trabajo sustantivo);
- Gestión de proyectos;
- Liderazgo y gestión de equipos;
- Colaboración con otros equipos;
- Movilización de recursos;
- Rendición de cuentas;
- Aprendizaje institucional.
La claridad de roles y responsabilidades permite colaborar de forma más efectiva, ya que evita duplicidad de funciones y permite identificar los procesos de toma de decisiones. Esto permite a los equipos saber a quién acudir para resolver dudas o tratar problemas que puedan presentarse.
Teoría del Cambio, aspecto fundamental
Es muy importante entender que cualquier revisión sobre la estructura de la organización o sobre los roles y responsabilidades de las personas que conforman el equipo requiere como primer paso tener actualizada la Teoría del Cambio. Lo anterior debido a que la estructura y la distribución de tareas debe responder a la visión estratégica de la organización y no al revés.
¿Tu organización ya está lista para trabajar en un rediseño institucional? Incluso si crees que aún son una organización joven, nunca es demasiado pronto para establecer las bases que les permitan crecer con orden.
Reimaginar el cambio que queremos lograr en la sociedad viene de la mano con repensar y redefinir en el momento oportuno cuáles son los alcances, responsabilidades y roles de todas las personas involucradas con nuestra organización al tiempo que ésta crece y consigue los objetivos planteados.
Si tienen dudas, en COMETA podemos ayudarles a dar esos primeros pasos. Si ya están listas, las podemos acompañar para lograr un rediseño institucional exitoso con un plan a la medida de sus necesidades.
