El presupuesto estratégico es una herramienta fundamental para las organizaciones de la sociedad civil. Con ella buscamos cumplir nuestra misión de forma sostenible, coherente y eficaz. Se trata de una representación financiera que refleja no sólo lo que hoy es posible, sino lo que es necesario para operar en condiciones óptimas y alineadas con nuestros objetivos estratégicos institucionales a lo largo del tiempo.
Arianna Bizzoni, Consultora senior en COMETA
A diferencia del presupuesto operativo, que se ajusta a los recursos disponibles en el momento, el presupuesto estratégico traza una ruta financiera ideal. Define claramente cuánto necesitamos como organización para avanzar en nuestra misión, garantizando condiciones laborales justas, cumplimiento normativo, infraestructura adecuada y una base financiera estable que permita tanto la operación como la innovación.
Este tipo de presupuesto también incluye aquellos costos que, aunque importantes, como organizaciones no podemos cubrir en el presente. Por ejemplo, prestaciones completas para el personal, inversiones en tecnología o mejoras en las instalaciones físicas. Además, contempla reservas y el cálculo tanto de los costos directos e indirectos, como los gastos compartidos.
¿Qué entendemos por costos directos, costos indirectos y costos compartidos?
Para comprender bien un presupuesto estratégico para las organizaciones de la sociedad civil, es fundamental distinguir entre tipos de costos y gastos:
a) Los costos directos son aquellos que se vinculan de forma inmediata a las actividades y proyectos programáticos;
b) Los costos indirectos hacen referencia a los gastos que no se relacionan directamente con un solo proyecto, pero que son indispensables para el funcionamiento general de la organización.
Estos costos indirectos incluyen el salario del personal administrativo, del equipo de desarrollo institucional, de comunicación y también los honorarios de personas consultoras en áreas especializadas como contabilidad, auditoría o temas legales. Aunque no se “ven” tanto como los costos programáticos, son esenciales para garantizar una gestión sólida, una rendición de cuentas adecuada y la salud institucional.
c) Los costos compartidos corresponden a gastos fijos que debe cubrir la organización, sin importar cuántas personas tenga en plantilla, aunque pueden ajustarse levemente según el tamaño del equipo.
Aquí se incluyen rubros como la renta de oficinas, servicios básicos, mantenimiento de equipos, licencias de software, entre otros. Estos se reparten entre las distintas áreas, asignando proporcionalmente según el peso operativo de cada una, muchas veces con base en la distribución del personal.
Lamentablemente, muchas financiadoras tienden a imponer techos estrictos a nuestros costos indirectos, lo cual puede limitar nuestra realidad operativa. Un presupuesto estratégico bien construido ayuda a visibilizar y defender estos costos como parte clave de la misión.
¿Cuáles son los componentes fundamentales de un presupuesto estratégico para organizaciones de la sociedad civil?
1. Ingresos
El primer paso para construir un presupuesto estratégico es tener una proyección integral y realista de los ingresos. Es clave identificar todas las fuentes de financiamiento y clasificarlas para anticipar flujos y restricciones.
- Donativos y subvenciones: Incluyen contribuciones de donantes bilaterales, fundaciones públicas y privadas, así como aportaciones individuales o membresías. Pueden ser en efectivo o en especie, y deben distinguirse entre fondos restringidos, para proyectos específicos, y no restringidos, de uso general.
- Otros ingresos: También es importante contabilizar recursos provenientes de intereses bancarios, ventas de productos, prestación de servicios u honorarios. Generalmente son ingresos no restringidos, que pueden ser usados de manera más flexible.
2. Gastos / costos
Una vez definidos los ingresos, el presupuesto estratégico debe detallar todos los gastos necesarios para una operación ideal, aunque algunos no puedan cubrirse de inmediato.
- Gastos de personal: Incluyen sueldos, prestaciones y cargas fiscales del personal actual, así como los puestos que sería deseable contratar. También deben considerarse los honorarios de personas consultoras y especialistas externas.
- Costos de programas y operaciones: Se deben estimar todos los insumos requeridos para ejecutar las actividades programáticas, desde tecnología y materiales hasta logística, transporte y formación.
- Gastos compartidos o administrativos: Aquí entran todos los gastos transversales que permiten el funcionamiento institucional, como la renta, servicios, mantenimiento, licencias y papelería.
3. Fondos de reserva
Un componente imprescindible del presupuesto estratégico es la constitución de reservas. Estas deben representar, idealmente, el equivalente a tres meses de operación. Las reservas permiten enfrentar imprevistos, responder ante crisis o invertir en oportunidades estratégicas sin comprometer nuestra estabilidad organizacional.
Por otro lado, dado que la incertidumbre forma parte del día a día de las organizaciones de la sociedad civil, nuestros presupuestos estratégicos deben ser flexibles. Es útil contemplar diferentes escenarios (optimista, realista, pesimista) que permitan ajustes sin afectar la misión.
Una construcción colectiva
El proceso de elaboración del presupuesto estratégico debe ser colaborativo. Involucrar a los equipos programáticos, administrativos, de desarrollo institucional y comunicación es clave para construir un presupuesto realista, comprensivo y sostenible. Esta participación conjunta enriquece el análisis, alinea expectativas y fortalece la corresponsabilidad en el uso de los recursos.
Más que un documento financiero, el presupuesto estratégico es una brújula que orienta el rumbo institucional. Refleja los sueños, compromisos y capacidades de una organización en su camino hacia el cambio social. Construirlo con seriedad y visión es una inversión en impacto, sostenibilidad y coherencia.
¿Y tú organización de la sociedad civil cuenta con un presupuesto estratégico?
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