Las organizaciones de la sociedad civil tenemos muy claro el hecho de que necesitamos recursos para realizar nuestras actividades. Pero ¿sabemos cuáles son y cómo los podemos usar? A continuación hablaremos del uso estratégico de recursos. Sigue leyendo y descubre la importancia de que un presupuesto institucional represente las prioridades estratégicas de la organización y no la inercia en la operación.
Preguntas clave del uso estratégico de recursos
El presupuesto estratégico es la representación financiera de nuestra Teoría de Cambio. Pero ¿cómo llegamos ahí?, ¿cómo podemos saber que ese presupuesto es realmente estratégico?
En primer lugar, debemos tener claro el costo de la operación de nuestra organización. Esto es un trabajo difícil, porque debemos aprender a cuantificar todas nuestras actividades, todos los materiales que tenemos, todos los insumos que necesitamos y todo el esfuerzo del equipo que empleamos.
Por ejemplo, si el trabajo de nuestra organización es realizar y presentar investigaciones para sensibilizar a tomadores de decisiones, con el fin de que modifiquen ciertas políticas públicas, nuestro presupuesto ideal debería decirnos cuánto cuesta cada una de las investigaciones que hacemos y cuánto cuesta su presentación.
¿Qué debemos considerar para tener un cálculo del costo de la operación de nuestra organización?
- El número de personas que hacen la investigación y cuánto tiempo les toma. Esto nos permitirá saber cuánto nos cuesta una investigación en sueldos, salarios y prestaciones.
- Debemos incluir también cuántos insumos proporcionalmente consume esa investigación: cuánto pagamos diariamente de luz, de servicio de internet, papelería, galletas, impresiones, etc.
- Si estamos suscritos a revistas, periódicos, sistemas académicos especializados de búsqueda o a otros insumos de investigación o divulgación, cuánto nos cuestan esas suscripciones.
- Si todas las investigaciones las imprimimos físicamente cuánto nos cuesta el diseño y la impresión.
- Si hacemos un evento público para presentarlas, cuánto nos cuesta el lugar, los alimentos, el servicio de atención etc.
¿Por qué querríamos tener esta información para un uso estratégico de recursos?
Hay varios factores, pero lo más importante es que con esa información las organizaciones de la sociedad civil podamos:
1) Conocer realmente cuánto cuesta la operación de nuestra organización. Muchas veces pasamos por alto que aunque nuestros objetivos son clave, difícilmente podremos alcanzarlos sin estabilidad financiera.
2) Hacer un cálculo costo-beneficio para saber dónde estamos alcanzando objetivos con un costo menor. Realizar este análisis puede dar como resultado un efecto “bola de nieve”. Si comenzamos por aquellos que nos dan pequeños éxitos, gradualmente iremos avanzando a lo más complejo de una forma más sencilla.
3) Mejorar nuestras estrategias de recaudación. El uso estratégico de recursos tiene como base la recaudación. Al tener claro dónde obtenemos mayores beneficios, podemos también vislumbrar de dónde vienen las oportunidades.
4) Priorizar actividades. Para que el uso estratégico de recursos sea exitoso necesitamos darle un orden de prioridades a todo lo que queremos hacer. Incluso si tenemos un colchón holgado de recursos, estos siempre serán finitos por lo que toca decidir dónde invertimos primero y cuánto. Aquí será necesario preguntarse: ¿Qué actividad me da el mayor rendimiento a un costo más asequible? A partir de ahí podemos armar un plan y tomar decisiones.
5) Invertir mejor los recursos en tiempos de bonanza. Uno de los grandes errores que se cometen en las organizaciones de la sociedad civil es gastar todos los recursos cuando llegan. Lo ideal es hacer un plan para tratar de aprovechar al máximo dichos recursos. Una estrategia bien planteada nos permitirá hacer crecer de forma constante y continua nuestros recursos mientras vamos logrando metas. De esta forma evitamos las temporadas de “vacas flacas”.
6) Tomar decisiones difíciles en tiempos adversos. Incluso si hacemos un uso estratégico de recursos bastante exitoso, hay factores externos que pueden jugarnos en contra. Cuando esto pasa será momento de tomar decisiones drásticas que podrían incluir recortes de puestos o dar prioridad a ciertas actividades. Al tener un análisis de prioridades, este momento se vuelve más fácil de llevar.
Uso estratégico de recursos = Ganar tiempo
¿Suena complejo? La mala noticia es que sí lo es. Pero la buena noticia es que no tenemos que hacerlo todo al mismo tiempo.
El uso estratégico de recursos se basa en tratar de ponerle costo a un proyecto o calcular nuestros gastos fijos. Así, poco a poco, podremos ir construyendo ese presupuesto ideal, porque el costo de no empezar a hacerlo puede llevarnos a ciertas crisis a las que no nos queremos enfrentar.
Hay varios momentos en los que como organización de la sociedad civil debemos permitirnos hacer una pausa para repensar aspectos clave de nuestra operación. Y esto es especialmente importante en el presupuesto y uso estratégico de recursos.
Hacerlo no solo nos permitirá conseguir nuestros objetivos de forma más eficiente y sostenible, sino que, además, nos preparará para definir la ruta por la que queremos caminar hacia el cambio social que queremos y enfrentar los retos financieros que se presenten a lo largo de ella.
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